Osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo osobiście przedstawiają dokument stwierdzający tożsamość oraz składają pisemne zapewnienie, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności  wyłączających zawarcie małżeństwa, a także zezwolenie na zawarcie małżeństwa, jeżeli wymagają tego przepisy kodeksu rodzinnego i opiekuńczego (np. kobieta po ukończeniu 16-go roku życia a przed ukończeniem lat 18-stu –wymagane prawomocne postanowienie sądu zezwalające na zawarcie małżeństwa). 

Cudzoziemiec składa dokument stwierdzający możność zawarcia małżeństwa według prawa ojczystego albo prawomocne postanowienie sądu o zwolnieniu cudzoziemca z obowiązku złożenia takiego dokumentu oraz odpis aktu urodzenia, małżeństwa z adnotacją o rozwodzie lub prawomocny wyrok rozwodowy (gdy stan cywilny rozwiedziony) lub odpis aktu zgonu współmałżonka (gdy stan cywilny wdowiec) wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez polskiego tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) albo polskiego konsula.
 

Uwagi

• do przyjęcia zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa Kierownik USC winien posiadać w rejestrze stanu cywilnego do wglądu akty stanu cywilnego narzeczonych (akt urodzenia oraz akt małżeństwa-w przypadku osób rozwiedzionych, akt zgonu współmałżonka-w przypadku osób owdowiałych). Jeżeli akty te nie znajdują się jeszcze w rejestrze a zostały sporządzone w innym USC, istnieje konieczność uprzedniego ich wpisania do rejestru – co może się wiązać z 10- dniowym oczekiwaniem. Wobec powyższego, wskazany jest wcześniejszy kontakt z USC celem ustalenia, czy akty znajdują się w rejestrze i ewentualnego wpisania aktów do rejestru stanu cywilnego.
• zapewnienie może być złożone przed każdym kierownikiem USC w kraju, a za granicą przed polskim konsulem. Cudzoziemiec nieznający języka polskiego składa przedmiotowe zapewnienie w obecności tłumacza przysięgłego.
• narzeczeni chcący, by zawierane przez nich małżeństwo wyznaniowe wywierało skutki w prawie polskim, muszą złożyć duchownemu zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Zaświadczenie wydaje wybrany przez narzeczonych kierownik urzędu stanu cywilnego. Jego ważność opatrzona jest terminem 6 miesięcy. Po upływie tego terminu zaświadczenie traci moc.
• zaświadczenie wydane przez kierownika urzędu stanu cywilnego, na podstawie, którego sporządza się niezwłocznie akt małżeństwa, duchowny przekazuje do urzędu stanu cywilnego przed upływem 5 dni od zawarcia małżeństwa (przy obliczaniu terminu nie uwzględnia się dni ustawowo wolnych od pracy).

Opłata skarbowa: 84,00 zł za sporządzenie aktu małżeństwa na konto USC - na terenie, którego małżeństwo zostanie zawarte.